On reperd du temps à chercher la même information plusieurs fois par semaine
Recherche documentaire et extraction par IA
Un assistant IA qui connaît vos documents d'entreprise
On branche un assistant IA en français sur vos contrats, offres, procédures et e-mails. Il retrouve la bonne information en quelques secondes, extrait les données de vos factures et trie vos demandes, sans que vos documents partent en vrac chez un fournisseur d'IA public.
Premier échange gratuit et sans engagement. Réponse sous 24 à 48 h.
Le problème
Quand l'information existe, mais reste introuvable à temps
Vos réponses sont déjà écrites quelque part : dans un contrat signé l'an dernier, une offre Word, un PDF de procédure, un long fil d'e-mails Outlook. Le problème n'est pas le manque d'information, c'est de la retrouver assez vite et sans déranger la personne qui « sait où c'est ». Un assistant IA documentaire (RAG) indexe ces documents et répond à des questions en langage naturel, en citant sa source. Bien posé, c'est un gain de temps quotidien réel ; mal posé, c'est un gadget qui invente des réponses. Voici comment Algoria le construit pour une PME de Suisse romande, avec une vraie maîtrise des données.
Dans une PME, le savoir est éparpillé : un serveur de fichiers, une boîte Outlook ou Gmail, un compte Bexio, des PDF scannés, des classeurs Excel. Répondre à « ce client a-t-il une clause de résiliation à 3 mois ? » ou « quelle était notre offre pour ce type de chantier ? » prend dix minutes et mobilise souvent la seule personne qui sait où chercher. La tentation est alors de coller ces documents dans un ChatGPT grand public : pratique, mais cela envoie des données sensibles hors de votre contrôle, et le modèle invente parfois des réponses avec aplomb. Un assistant documentaire bien conçu résout les deux problèmes : il ne répond qu'à partir de vos documents et indique d'où vient l'information.
Le savoir dépend d'une ou deux personnes ; en leur absence, tout ralentit
Les PDF scannés et les vieux contrats ne sont pas cherchables au texte
Coller des documents confidentiels dans un ChatGPT public expose vos données
Une IA généraliste répond parfois faux, sans préciser sa source
Exemples concrets
Ce que l'assistant fait concrètement
Retrouver une clause en langage naturel
Vous demandez « quels contrats clients arrivent à échéance ce trimestre et lesquels ont une tacite reconduction ? ». L'assistant cherche dans vos PDF et fichiers Word, répond en français et cite le contrat et la page exacte. Vous gardez la décision ; l'IA fait le repérage.
Recherche dans les contrats
Extraire les données d'une facture PDF
Une facture fournisseur arrive par e-mail. L'OCR lit le PDF (même scanné), l'IA extrait le numéro, la date, le montant HT, la TVA, l'IBAN et la référence QR-facture, puis pré-remplit une écriture pour Bexio ou Crésus via n8n. Vous validez au lieu de ressaisir.
Facture → comptabilité
Classer et router les e-mails entrants
Sur une boîte info@ ou support@, l'assistant lit chaque message, le classe (devis, SAV, RH, facturation), propose un brouillon de réponse fondé sur vos procédures internes et l'assigne à la bonne personne. Les cas simples sont traités en minutes, les cas délicats remontés à un humain.
Tri des demandes
Répondre aux questions d'équipe
Vos procédures, conventions et notes internes deviennent interrogeables : « quelle est la marche à suivre pour un retour SAV ? » obtient une réponse sourcée, tirée de votre propre documentation. Pratique pour l'onboarding d'un nouveau collaborateur.
Base de connaissances interne
Ce que vous gagnez
Ce que vous y gagnez
01
Du temps rendu à vos équipes
Moins de recherche manuelle et moins de ressaisie : l'information se retrouve en quelques secondes au lieu de plusieurs minutes, plusieurs fois par jour.
02
Moins d'erreurs de saisie
L'extraction automatique des factures et documents réduit les fautes de frappe sur les montants, IBAN et dates, avec une validation humaine avant écriture comptable.
03
Un savoir qui ne dépend plus d'une personne
Le savoir-faire documenté reste accessible même quand la personne qui « sait » est absente ou quitte l'entreprise.
04
Des réponses vérifiables
Chaque réponse cite sa source (document, page), pour que vous puissiez vérifier plutôt que faire confiance aveuglément à l'IA.
La méthode
Comment on s'y prend
01 · Cadrage
On part de vos questions réelles
Premier échange gratuit pour lister les questions que vous posez le plus souvent et les documents concernés. On vérifie si un assistant IA est justifié, ou si une simple recherche bien rangée suffit.
02 · Préparation des documents
Indexation et OCR
On rassemble contrats, offres, procédures et e-mails, on passe les PDF scannés à l'OCR, puis on les découpe et indexe dans une base vectorielle privée que l'IA pourra interroger.
03 · Assistant RAG
Connexion au modèle
On relie l'index à un modèle (API ChatGPT ou Claude, ou un modèle hébergé selon la sensibilité) avec des règles strictes : répondre uniquement à partir de vos documents et citer la source, sinon dire qu'il ne sait pas.
04 · Tests et garde-fous
On vérifie sur de vrais cas
On teste avec vos propres questions, on mesure la justesse, on ajuste les garde-fous contre les réponses inventées et on définit ce qui doit toujours passer par un humain.
05 · Mise en production
Intégration et suivi
On intègre l'assistant là où vous travaillez (intranet, Outlook, n8n) et on l'améliore avec vos retours. Le code et la base vous appartiennent.
Sécurité des données
Vos documents restent sous votre contrôle
C'est le cœur du sujet : un assistant documentaire manipule vos données les plus sensibles. Nous ne les envoyons pas en vrac à un LLM public pour l'entraîner. L'index reste hébergé en Suisse, et seuls les extraits strictement nécessaires à une question sont transmis au modèle au moment de répondre, via des API professionnelles qui n'utilisent pas vos données pour l'entraînement. Pour les cas très sensibles (RH, santé, juridique), on peut opter pour un modèle hébergé en Suisse afin qu'aucune donnée ne quitte le pays. Le tout est documenté, conforme à la nLPD, avec gestion des droits d'accès. Le code et l'index vous appartiennent.
Hébergement et index des documents en Suisse
Pas d'envoi en vrac ni d'entraînement d'un LLM public sur vos données
Option modèle hébergé en Suisse pour les données très sensibles
Droits d'accès par utilisateur et conformité nLPD
Pour aller plus loin
Discutons de vos documents
Le premier échange est gratuit et sans engagement. Décrivez-nous les questions que vous posez le plus souvent et vos types de documents : on vous dit honnêtement si un assistant IA est pertinent, et on vous répond sous 24 à 48 h. Appelez le +41 78 613 69 70 ou écrivez à info@algoria.ch.
Questions fréquentes
Les questions fréquentes
Un modèle généraliste le fait parfois. C'est pourquoi un assistant RAG bien conçu ne répond qu'à partir de vos documents, cite sa source (document et page) et est configuré pour dire « je ne trouve pas » plutôt que d'inventer. Vous gardez toujours la possibilité de vérifier.
Pas en vrac. Vos documents sont indexés sur une infrastructure en Suisse. Au moment d'une question, seuls les extraits utiles sont envoyés au modèle via une API professionnelle qui n'utilise pas vos données pour l'entraînement. Pour les données très sensibles, on peut utiliser un modèle hébergé en Suisse, sans aucune sortie du pays.
Les PDF (y compris scannés grâce à l'OCR), les fichiers Word et Excel, les e-mails Outlook ou Gmail, et la plupart des documents texte. On peut aussi se connecter à un serveur de fichiers, à un Bexio ou à une GED existante.
Une automatisation ciblée démarre autour de 2'500 CHF, selon le volume de documents, la qualité des scans et les intégrations souhaitées. À cela s'ajoute un coût d'usage des API d'IA, généralement modeste. On chiffre précisément après le premier échange gratuit.
Soyons honnêtes : pour une poignée de fichiers bien rangés, un assistant IA n'est pas justifié, une bonne recherche suffit. Le RAG devient rentable quand le volume est important, que les questions reviennent souvent ou que les documents sont difficiles à fouiller. On vous le dit franchement lors du cadrage.
