Un devis accepté est ressaisi à la main pour devenir une facture
Facturation et recouvrement
Automatiser vos devis et factures, du « oui » du client à l'écriture comptable
On relie vos outils (Bexio, Crésus, e-mail, banque) pour qu'un devis accepté génère la facture, la QR-facture, l'e-mail au client et l'écriture comptable, sans ressaisie ni relance oubliée.
Premier échange gratuit et sans engagement. Réponse sous 24 à 48 h.
Le problème
Un tunnel de ressaisie et de relances oubliées
Émettre un devis, le transformer en facture, envoyer la QR-facture, vérifier le paiement, relancer le retardataire, passer l'écriture : ce cycle revient chaque semaine et part en copier-coller. Pour une PME romande, c'est souvent là que se perdent les heures et que naissent les erreurs de TVA ou les factures oubliées. Algoria automatise ce flux de bout en bout, en s'appuyant sur les outils que vous utilisez déjà, sans vous enfermer dans une usine à gaz.
Entre le devis envoyé et l'argent encaissé, la même information est recopiée trois ou quatre fois : du tableur vers l'outil de facturation, de l'e-mail vers la compta, du relevé bancaire vers le rapprochement. Chaque ressaisie coûte du temps et glisse des erreurs : mauvais taux de TVA, montant qui ne tombe pas juste, référence QR erronée. Et comme personne n'a le temps de pointer les paiements chaque jour, les relances partent en retard, ou pas du tout. Résultat : de la trésorerie qui dort et un sentiment de courir après son propre chiffre d'affaires.
Les taux de TVA et les références QR sont corrigés au cas par cas
Les paiements ne sont pointés qu'en fin de mois, donc les relances traînent
Des factures passent à la trappe entre l'e-mail, Excel et le logiciel de compta
Personne ne sait à un instant T qui doit quoi et depuis combien de jours
Exemples concrets
À quoi ça ressemble concrètement
Le devis accepté déclenche tout
Le client clique « accepter » sur le devis Bexio. La facture est créée automatiquement avec la bonne TVA et la QR-facture suisse, envoyée par e-mail en PDF, et l'écriture de vente est préparée. Vous validez d'un coup d'œil au lieu de tout retaper.
Devis → facture
Rapprochement bancaire et Twint
Chaque matin, l'import camt.053 de la banque est lu et les paiements QR sont rapprochés des factures par leur référence. Un encaissement Twint ou Stripe sur la boutique solde la facture correspondante. Seuls les cas ambigus remontent à une personne.
Encaissement
Relances graduées et polies
À J+10, J+20 puis J+30 après échéance, un rappel personnalisé part automatiquement par e-mail, avec la QR-facture rejointe. Les factures déjà payées la veille sont exclues. Vous gardez la main pour suspendre une relance sur un client sensible.
Relances
Du bon de régie à la facture
Un artisan saisit ses heures et son matériel sur mobile en fin de chantier. Les lignes alimentent un brouillon de facture dans Crésus ou Bexio, prêt à être contrôlé puis envoyé le soir même, plutôt que reconstitué le dimanche.
Saisie terrain
Ce que vous gagnez
Ce que vous y gagnez
01
Des heures rendues chaque semaine
Plus de double saisie devis-facture-compta. Le temps passé à recopier et à pointer des relevés revient à votre équipe pour le vrai travail.
02
Vous êtes payé plus vite
Des relances qui partent à l'heure, sans état d'âme ni oubli, raccourcissent les délais de paiement et réduisent la trésorerie immobilisée.
03
Moins d'erreurs, des comptes propres
TVA, références QR et écritures sont calculées une seule fois, par la machine. Le bouclement et la révision deviennent nettement plus sereins.
04
Une vue claire sur les créances
Vous voyez en temps réel qui doit quoi, depuis combien de jours, et ce qui a déjà été relancé, sans ouvrir cinq fichiers.
La méthode
Comment on s'y prend
01 · Cadrage
On suit votre flux réel
On observe comment vos devis, factures et relances circulent aujourd'hui, quels outils (Bexio, Crésus, Abacus, e-mail, banque) et quels cas particuliers existent. On cible ce qui rapporte le plus à automatiser.
02 · Conception
On dessine le flux automatisé
On décrit précisément chaque déclencheur et chaque étape : devis accepté, facture émise, QR générée, écriture préparée, relances planifiées. Vous validez avant qu'une ligne ne soit codée.
03 · Construction
On connecte vos outils
On relie vos logiciels via leurs API et, si besoin, n8n, Make ou un service sur mesure. On garde le périmètre simple : ni doublon d'outil, ni dépendance inutile.
04 · Tests
On valide sur vos vrais cas
On rejoue de vraies factures, des paiements partiels, des avoirs, des taux de TVA différents. On vérifie au centime et on traite les exceptions avant la mise en service.
05 · Mise en route
On accompagne et on transmet
On démarre en douceur, on forme votre équipe et on documente. Vous détenez votre code et restez autonome ; on reste disponible pour faire évoluer le système.
Sécurité des données
Vos données financières restent en Suisse
La facturation touche des données sensibles : clients, montants, coordonnées bancaires. Nous hébergeons et traitons ces données sur des infrastructures situées en Suisse, dans le respect de la nLPD. Les accès aux API de Bexio, Crésus ou de votre banque passent par des connexions chiffrées et des identifiants dédiés et révocables. Nous appliquons le principe du moindre privilège : chaque automatisation n'accède qu'aux données dont elle a strictement besoin, et tout est journalisé pour garder une trace claire.
Hébergement et traitement des données en Suisse, conformité nLPD
Connexions chiffrées et clés d'accès dédiées, révocables à tout moment
Accès limité au strict nécessaire, actions journalisées
Vous détenez votre code et pouvez reprendre la main quand vous le souhaitez
Pour aller plus loin
Parlons de votre cycle devis-facture
Décrivez-nous votre flux actuel et vos outils : on vous dira concrètement ce qui se prête à l'automatisation. Premier échange gratuit, réponse sous 24 à 48 heures. info@algoria.ch ou +41 78 613 69 70.
Questions fréquentes
Les questions fréquentes
Non, dans la grande majorité des cas on automatise autour de ce que vous avez déjà. Bexio, Crésus et Abacus offrent des API ou des points d'entrée qui permettent de créer factures, QR-factures et écritures sans migration. On ne propose un changement d'outil que s'il est vraiment justifié, jamais par défaut.
Oui. La QR-facture suisse (référence structurée, IBAN QR) est générée selon le standard, et les taux de TVA sont appliqués selon vos règles. On teste sur vos cas réels, y compris taux multiples, exonérations et avoirs, et on vérifie les montants au centime avant la mise en production.
On lit l'import de votre banque (fichier camt.053) ou, selon l'établissement, un accès dédié, puis on rapproche chaque paiement de sa facture via la référence QR. Les encaissements Twint ou Stripe sont reliés à la commande correspondante. Seuls les cas ambigus vous sont remontés pour décision.
Le système gère les paiements partiels en mettant à jour le solde dû, et déclenche les relances graduées seulement sur le reliquat impayé. Vous pouvez suspendre ou personnaliser une relance pour un client donné. Rien ne part dans le dos de quelqu'un sans que ce soit prévu.
Une automatisation ciblée démarre autour de 2'500 CHF, selon le nombre d'outils à connecter et les cas particuliers. Un premier flux utile est souvent en service en quelques semaines. Le premier échange est gratuit et on vous répond sous 24 à 48 heures.
