Saisie manuelle des factures fournisseurs et clients, pièce par pièce, avec risque d'erreur de montant ou de compte
Automatisation fiduciaire · Suisse romande
Automatisation pour fiduciaires et cabinets comptables
Algoria automatise la préparation des pièces et le dépôt des documents clients. Les connexions à Bexio, Abacus ou Crésus sont étudiées selon votre version, vos accès et les interfaces disponibles. Hébergement et traitements en Suisse.
Échanges gratuits et sans engagement. Réponse sous 24 h ouvrées.
Le problème
Le temps part dans la saisie, pas dans le conseil
Un cabinet fiduciaire ne perd pas son temps sur les dossiers complexes : il le perd sur la saisie de centaines de factures, la course aux pièces manquantes et les bouclements qui s'empilent en fin de trimestre. Algoria automatise précisément ces tâches-là, autour des logiciels que vous utilisez déjà (Bexio, Abacus, Crésus, Sage), sans remplacer votre comptabilité ni votre jugement professionnel. L'objectif est simple : moins de saisie, moins de relances, moins d'erreurs, et des collaborateurs qui se concentrent sur le conseil.
Dans une fiduciaire, une grande partie des heures facturables disparaît dans des gestes à faible valeur : ressaisir une facture fournisseur, retrouver un justificatif manquant, recoller un relevé bancaire avec les écritures, relancer un client qui n'a pas envoyé ses pièces. Ce travail est invisible pour le client mais il sature les équipes, surtout en période de bouclement et de décomptes TVA, où tout arrive en même temps.
Pièces qui arrivent en vrac : e-mails Outlook, photos WhatsApp, classeurs papier, PDF dispersés
Relances chronophages pour réclamer les documents manquants avant le bouclement
Rapprochement bancaire fastidieux entre le relevé et les écritures comptables
Pics de charge ingérables aux échéances TVA trimestrielles et à la clôture annuelle
Exemples concrets
Des automatisations concrètes, pensées pour un cabinet
OCR des pièces et pré-écriture dans Bexio/Abacus/Crésus
Le client dépose ses factures. Un traitement documentaire extrait les informations et propose une pré-écriture. La transmission au logiciel comptable dépend de ses API ou de ses exports, de vos licences et de vos droits d’accès. Votre comptable valide les résultats ; les cas ambigus restent signalés.
Facture → écriture
Un espace pour déposer les documents, fini la chasse aux pièces
Chaque client dispose d'un portail sécurisé où glisser ses factures, relevés et justificatifs, depuis l'ordinateur ou le mobile. Les fichiers arrivent classés par dossier et par période, et le système relève automatiquement ce qui manque pour le décompte en cours. Plus de pièces noyées dans une boîte Outlook partagée.
Portail client
Relances automatiques des pièces et des paiements
Typiquement, un rappel part de lui-même au client qui n'a pas déposé ses documents à dix jours du décompte TVA, puis un second à l'approche de l'échéance. Côté débiteurs, les rappels de paiement avec QR-facture peuvent suivre une cadence définie. Vous gardez le ton et le calendrier ; l'outil exécute.
Relances
Préparation du bouclement et tableaux de bord
Le système consolide l'avancement par dossier : pièces reçues, écritures à valider, décomptes TVA à boucler, échéances. Un tableau de bord montre où en est le cabinet en pleine charge, et des reportings simples (résultat, trésorerie, TVA) peuvent être générés pour le client à partir des données déjà dans Bexio ou Abacus.
Bouclement & reporting
Ce que vous gagnez
Ce que le cabinet y gagne
01
Des heures rendues sur la saisie
La pré-écriture vise à réduire la saisie répétitive. Le temps actuel et le temps de contrôle après automatisation sont mesurés sur un même échantillon avant de chiffrer le gain.
02
Des bouclements moins douloureux
Pièces centralisées, manquants détectés tôt et relances automatiques lissent les pics de charge aux échéances TVA et à la clôture annuelle. Moins d'heures supplémentaires, moins de stress.
03
Moins d'erreurs, traçabilité complète
Montants et taux de TVA lus à la source, écritures cohérentes avec l'historique, journal de qui a validé quoi. Les écarts sont signalés plutôt que propagés.
04
Plus de capacité sans embaucher
En retirant la saisie répétitive, le cabinet absorbe plus de mandats à effectif constant et dégage du temps pour le conseil, qui est la vraie marge.
La méthode
Comment on s'y prend
01 · Cadrage
On observe un vrai dossier
Nos échanges et le premier avis sont gratuits. L’analyse détaillée, le développement et les essais sont définis dans une offre distincte, à partir du flux et des données que vous souhaitez traiter.
02 · Démo rapide
Une preuve sur un cas concret
On automatise d'abord un flux à fort volume, par exemple l'OCR des factures fournisseurs d'un client type vers Bexio, et on vous le montre en fonctionnement avant d'aller plus loin.
03 · Intégration
Branché sur vos outils
Nous vérifions les API ou formats d’export de votre version, les licences et les droits d’accès. Un échantillon est testé avant de confirmer l’intégration, avec validation humaine des écritures.
04 · Mise en production
Déploiement progressif
On déroule dossier par dossier, avec un humain qui valide. On forme vos collaborateurs et on ajuste les règles selon les retours du terrain.
05 · Suivi
On reste joignable
Réglages des cas particuliers, ajout de nouveaux clients au portail, évolutions. Vous détenez le code et restez autonomes.
Sécurité des données
Vos données et celles de vos clients restent en Suisse
Une fiduciaire manipule des données financières sensibles couvertes par le secret professionnel et la nLPD. Tout ce que nous mettons en place est hébergé sur des serveurs en Suisse, avec accès restreint, chiffrement et journalisation des actions. Les automatisations s'appuient sur les API officielles de vos logiciels ; quand un traitement IA est utilisé pour lire une pièce, il est encadré pour ne pas exposer vos données et un humain garde toujours la validation finale.
Hébergement et traitement des données en Suisse
Accès par rôles, chiffrement et journal d'audit des validations
API ou exports disponibles selon votre logiciel, sa version et les droits convenus
Le cabinet détient son code et peut tout reprendre
Pour aller plus loin
Parlons de votre prochain bouclement
Décrivez-nous un de vos dossiers et le temps qu'il vous coûte. Les échanges sont gratuits et nous répondons sous 24 h ouvrées, avec une idée concrète de ce qui peut être automatisé en premier. Écrivez à info@algoria.ch ou appelez le +41 78 613 69 70.
Questions fréquentes
Les questions fréquentes
Le but est de conserver votre logiciel comptable. Nous vérifions d’abord sa version, les API ou exports disponibles, les licences et vos droits d’accès. Une intégration n’est confirmée qu’après cet examen et un test sur un échantillon.
L'OCR moderne lit très bien les factures structurées et les QR-factures suisses. Nous le configurons pour proposer une écriture, pas pour comptabiliser en aveugle : votre comptable valide, et tout cas douteux ou illisible est signalé pour révision humaine. La fiabilité augmente avec l'historique du dossier.
Le budget dépend du nombre de flux, du volume des pièces, des interfaces disponibles et du contrôle humain nécessaire. Les échanges sont gratuits ; la réalisation fait l’objet d’une offre distincte. Un premier flux permet de définir les essais et les critères de réussite avant d’élargir le périmètre.
On automatise la collecte et la préparation : pièces complètes, taux de TVA lus à la source, détection des manquants et relances avant l'échéance, plus un suivi de l'avancement des décomptes. Le contrôle et le dépôt final restent de votre ressort, c'est votre responsabilité professionnelle.
Oui, et c'est souvent là que l'effet est le plus net, car chaque heure compte. On reste honnête : si vous gérez peu de pièces ou des dossiers très variables, une automatisation légère suffit et le sur-mesure complet n'est pas justifié. On vous le dira au cadrage.
